Peminjam diwajibkan datang ke Fakultas Bahasa dan Seni Universitas Negeri Yogyakarta (FBS UNY) dengan membawa kartu Anggota FBS UNY baik kartu mahasiswa, maupun kartu karyawan.

Kemudian mengisi form lengkap untuk data diri , selanjutnya petugas akan mengisikan data tersebut ke dalam sistem. Email yang digunakan harus valid. Email berfungsi untuk menerima password untuk masuk ke dalam sistem.

Peminjam melihat email untuk mendapatkan password, kemudian peminjam login di website sistem pemesanan dan peminjaman ruangan FBS UNY.

Peminjam dapat melihat spesifikasi ruangan. setelah peminjam memilih ruangan beserta waktu yang akan dipinjam, peminjam mengisi form kegiatan pada sitem. setelah konfirmasi dapat mengecek pada menu histori.